En la Universidad de Magallanes (UMAG), la gestión universitaria se encuentra orientada al servicio del cumplimiento de la misión y visión establecidas en su Plan Estratégico de Desarrollo Institucional, mediante diversas áreas estratégicas (gestión institucional, docencia, investigación y vinculación con el medio) que la estructuran y dan soporte a la docencia de carreras profesionales, técnicas y programas de postgrado; a la generación de conocimiento a través de la investigación; y al establecimiento de relaciones con el medio, caracterizadas por el vínculo con la comunidad, los organismos públicos y privados, como también a través de las preservación y fortalecimiento del patrimonio cultural, económico y social, principalmente de la Patagonia Subantártica y Antártica Chilena.
La institución cuenta, para el desarrollo de sus áreas, con un modelo de gestión orientado por procesos, que en términos de desarrollo, se implementó bajo orientaciones y criterios de aseguramiento de la calidad, visionando alcanzar resultados estratégicos y operacionales. De acuerdo a los cambios que la sociedad fue instalando, en torno a los avances tecnológicos, es que de manera natural los procesos de transformación digital, se fueron dando. Actualmente existen tareas organizacionales, que se facilitan, mediadas por servicios permitidos por la inclusión de la virtualización y la digitalización. En consecuencia, es posible mencionar, que parte de los procesos de cada área de desarrollo, se encuentran digitalizados y/o virtualizados, esperando favorecer la gestión institucional, dar soporte a los procesos de docencia e investigación, y a la generación de nuevos conectores sociales, para facilitar la vinculación. Contextualizando, la institución ha migrado parte de sus procesos a sistemas de información digital, en el entendido, de que estos, favorecen y facilitan la gestión universitaria, permitiendo disponer de información oportuna, válida y confiable para el mejoramiento continuo, el diagnóstico, la planificación y ajuste de las prioridades, toma de decisiones y el seguimiento de los planes definidos por la institución, así también atendiendo al momento y emergencia sanitaria que vive la sociedad, ha instalado con fuerza el proceso formativo y evaluativo mediado por una plataforma de pregrado virtual, asegurando dar continuidad académica y una educación pertinente basada en tecnologizar la docencia; ha debido adaptar sus canales de comunicación interna y vinculación externa, por los espacios por los cuales transcurren hoy los diferentes segmentos a los cuales quiere alcanzar. En función de lo anterior, para dar continuidad y asegurar la permanencia de las acciones implementadas, conducentes a ir avanzando hacia la transformación digital, es que parece necesario evaluar el rendimiento de los sistemas de información digital implementados, así revelar si los procesos que desarrolla son eficientes, si los resultados e información que provee, es la pertinente, entendiendo que los momentos cambian, como así también las necesidades, y las formas en que estos se desarrollan, de esta manera repensarlos y actualizarlos, así, generar sinergia, integración y eficiencia de los mismos. Fortaleciendo los esfuerzos del área docencia, y respondiendo a las necesidades tecnológicas, es oportuno pensar en implementar espacios que permitan el desarrollo de clases en formatos híbridos, espacios de estudios mediados por tecnologías, fortalecer así también, el acceso digital a fuentes de información bibliográfica, bases de datos científicas y a tareas de inducción, entre otras. Es oportuno, establecer relaciones o vínculos con el medio, que permita compartir desde la universidad, información de valor hacia la comunidad, en los formatos que hoy se manejan y consumen de acceso a la información, por ello es sensato pensar, en el levantamiento de repositorios digitales públicos, que permitan fortalecer su misión y visión, desde estos escenarios. La UMAG entiende que la administración de los conocimientos (o gestión de conocimientos) representa para toda institución, la memoria de su historia, en aporte a la educación de su población, así también, potencia la investigación científica y empírica realizada por académicos y profesionales de muy diversas áreas, manteniendo información y conocimiento al alcance. El aprendizaje mediado por el acceso a todo tipo de fuentes de información, representa la mejor utilización de aquellos recursos que son valiosos en todo proceso formativo, más aún cuando su disponibilidad es volátil. Así también, la población se favorece de las investigaciones realizadas por instituciones educativas cuyo objetivo principal es generar y transmitir conocimientos a sus estudiantes, egresados y a la comunidad en general. El desarrollo de las tecnologías de la información ha marcado un parteaguas en la forma en que estos conocimientos se transmiten. La tipología de los repositorios es diversa, pueden clasificarse por funcionamiento, por tipos de documentos, entre otros, pero la clasificación más común es la que los divide en temáticos o institucionales. Los repositorios temáticos recogen documentos científicos o académicos de una o varias disciplinas científicas específicas, y los repositorios institucionales, en cambio, reúne la producción científica o académica resultado de la actividad docente e investigadora de los miembros de una o varias instituciones, almacenando, preservando, divulgando y dando acceso abierto a los recursos depositados en ellos. En la actualidad son las universidades o institutos de investigación los que, en general gestionan este tipo de repositorios, y constituyen una herramienta clave de sus políticas científicas y académicas, además de una pieza de apoyo fundamental para la enseñanza y la investigación (Paradelo, 2009). Clifford Lynch define los repositorios institucionales de la siguiente forma: “Un repositorio institucional universitario es un conjunto de servicios que ofrece la universidad a los miembros de su comunidad para la dirección y distribución de materiales digitales creados por la institución y los miembros de esa comunidad. Es esencial un compromiso organizativo para la administración de estos materiales digitales, incluyendo la preservación a largo plazo cuando sea necesario, así como la organización y acceso o su distribución” (Barton y Waters, 2005). De acuerdo a lo anterior, a partir de este proyecto se establecerán repositorios de ambos tipos, como un servicio de la institución a su comunidad, estableciendo una comunicación entre los diversos sectores de la comunidad y la academia, colaborando con su entorno en la conservación y divulgación de materiales de aprendizaje de acceso externo, contribuyendo a la conservación de material de patrimonio histórico, a través de la digitalización del material e información con que se cuenta para su difusión, la cuál permite recuperar información de valor, la que al ser compartida, pretende otorgar espacios para anclar parcialmente identidad regional a su comunidad. Se compartirá el acceso a la información con las comunidades escolares, docentes, instituciones afines para su utilización en el sistema educativo, distribución y divulgación en los sectores de interés.
De acuerdo a lo anterior, este proyecto de fortalecimiento es de tipo estratégico, dado que aportará al desarrollo de las diversas áreas de la universidad (gestión institucional, docencia, investigación y vinculación con el medio), a través de la actualización, integración e implementación de sistemas de información y servicios de gestión digital y virtual asociados a las áreas que correspondan, que permitan por una parte; aumentar la eficiencia de los procesos, obtener resultados e información válida y confiable para el análisis institucional (sistema de gestión digital institucional); potenciar acciones que armonicen el proceso formativo virtual (plataformas educativas virtuales, salas híbridas, entre otros) e implementar herramientas digitales que favorezcan el acceso a fuentes de información para el desarrollo académico, estudiantil, docente e investigativo (bibliografía digital, bases de datos, entre otros); vincularnos con nuestro entorno, bajo formatos y códigos que representen las tendencias actuales (repositorios digitales). Lo anterior, será gestionado bajo las líneas propuestas por el sistema interno de aseguramiento de la calidad de la Universidad de Magallanes, pretendiendo, por una parte, ir implementando las acciones ahí propuestas, orientadas a mejorar permanentemente en el tiempo, y la generación de información idónea para los procesos de evaluación.
Las acciones mencionadas, pretenden abordar brechas y necesidades levantadas desde el Plan de Fortalecimiento Institucional a 10 años y el último Informe de autoevaluación institucional, buscando contribuir a dar solución a las mismas.
Para el desarrollo de lo anteriormente propuesto, se partirá realizando un diagnóstico del sistema de gestión digital institucional, que tendrá dos finalidades primordiales, 1. evaluar la eficiencia de los procesos digitalizados y 2. evaluar la coherencia del resultado que este provee. El diagnóstico estará a cargo de un equipo multidisciplinario de profesionales, centrados en describir y documentar, el desarrollo de los procesos digitalizados y los resultados que provee, por los cuáles la universidad, organiza parte de su gestión, en función del logro permanente de sus propósitos. Por ello, más allá de analizar los procesos digitalizados, lo que se espera es determinar si mediante estos, se alcanza con los objetivos de su implementación, si dichos mecanismos operan de manera consistente y sistemática en los distintos niveles, y si se alcanza la eficacia de los resultados obtenidos, si existe relación en la forma en que su aplicación contribuye a los propósitos y al desarrollo de planes de mejoramiento, y el grado en que permiten desarrollar un proceso de aprendizaje institucional.
Será relevante, analizar los resultados que mediante la aplicación de mecanismos digitalizados se obtienen, para lo cual se requiere establecer indicadores cuantitativos y cualitativos acerca del desempeño de estos, su evolución en el tiempo y a través de las distintas áreas de operación de la institución y su comparación con los propósitos institucionales definidos.
A partir de la unificación de miradas, de procesos y de resultados, podremos determinar si los sistemas de información digitalizados, realmente son eficaces para autorregular y asegurar la calidad de los servicios implementados.
Es importante mencionar, que en el área de gestión institucional, declarada en el modelo de gestión de la UMAG, se encuentra el proceso de “gestión de la información”, el que expresa tener por objetivo: “reunir, mantener, analizar y resguardar la integridad de la información a nivel institucional de manera sistematizada, que permita su uso eficiente para la toma de decisiones, apoyando los procesos universitarios y propendiendo al logro de los objetivos estratégicos institucionales.” En este proceso, se encuentran establecidos, los sistemas de gestión digital implementados, que recaen en el Sistema de Información Docente (SID) y Sistema de Información Administrativa (SIA), estos serán la fuente inicial de ejecución diagnóstica, sin perjuicio de que puedan surgir otros de interés.
Luego del levantamiento diagnóstico, se realizará la etapa de rediseño del sistema de gestión digital, en función de los procesos que considerará, estableciendo el diseño lógico de este, y documentando mediante manuales de procedimiento los sistemas de información, asociando a qué área tributan y la conexión con plataformas, repositorios u otros servicios de tipo digital, tributando así también, al sistema interno de aseguramiento de la calidad de la institución, para que estos operen en la práctica como acciones que permitan ir avanzando internamente en el modelo de aseguramiento de la calidad. A partir de las falencias detectadas, de las nuevas necesidades a implementar (por ej.: documentación digital), las conexiones o integraciones necesarias de sistemas entre otras que puedan emerger, permitirán consolidar la calidad de las acciones que se emprenden, para que estas se transformen en un componente esencial de la gestión institucional, en el marco de una cultura directiva digital, orientada al aprendizaje y la eficacia organizacional, basada en facilitar la producción de nuevos lenguajes, habilidades, hábitos, formas de socializar y de crear significado.
Siguiendo con la lógica de progreso del proyecto, luego de diagnosticar y rediseñar el sistema de gestión digital, se procede a la actualización e implementación de los cambios propuestos, lo que se traduce en ejecutar la tarea de realizar los cambios contenidos y justificados en el rediseño, para lo cual será necesario programar a nivel informático, las nuevas tareas requeridas por los sistemas, la reconfiguración, integración, estandarización de fuentes basales que proveen información (bases de datos, lenguajes de programación, entre otros) para lograr la eficiencia de los datos, permitiendo que en su mayoría, los servicios implementados conversen entre ellos y se logre un sistema de información integral. Así mismo, el levantamiento de plataformas, repositorios u otros servicios que den valor a la gestión universitaria.
De gran valor e importancia es, para el éxito y desarrollo del diagnóstico, rediseño y actualización, la articulación organizacional, que convergerá en un trabajo en equipo y colaborativo, que permitirá a partir de la experiencia de cada usuario, desde el lugar en que le corresponde participar y aportar, detectar necesidades y optimizar el tráfico. Este proyecto nos desafía a pensar en conjunto entre distintas direcciones y unidades, para generar las transiciones necesarias.
Todo el relato, de las actividades que se pretenden desarrollar para poder gestionar de forma digital la institución bajo criterios de calidad, no tendrán sentido si no se considera una planeación para la gestión del cambio organizacional, que define las acciones específicas que van relacionadas a cómo la institución coordinará, facilitará y asegurará la transición al cambio a una cultura organizacional digital.
Para la gestión del cambio esperado en la cultura organizacional de la institución, el gobierno universitario deberá coordinar acciones, que permitan generar los espacios correctos para la transferencia y comunicación a su comunidad y entorno, para la habilitación y capacitación de los usuarios/as, siendo importante la participación activa de todos/as, enfatizando en aquellos que verán cambios sustanciales en la forma de ejecutar sus tareas, promoviendo la cooperación entre personas, involucrándose y haciéndolas parte del proceso, permitiéndonos entender, la importancia de la contribución individual y grupal para instalar los cambios.
Se considera importante así también, monitorear y controlar las acciones de cambio, lo que permitirá verificar los avances y éxito de la implementación y nueva forma de operar, de acuerdo a los resultados obtenidos.
Las metas propuestas, exigen robustecer los canales de comunicación (infraestructura y arquitectura TIC), el manejo y respaldo de datos (data center) para convertir estos últimos, en activos válidos para su transferencia, atracción de recurso humano para el diseño, implementación y ejecución de tareas en las diversas áreas de desarrollo institucional. También, obliga a repensar los espacios para el asentamiento humano y el funcionamiento de las tecnologías a adoptar. Así, surgirá un sistema de arquitectura y redes digitales, que se adecuará a las necesidades contextuales, lo que permitirá actualizar, armonizar y situar las tareas ya levantadas por esta casa de estudios y las que visiona en términos de procesos de gestión digital, con las herramientas, transferencias y desafíos que hoy demanda la sociedad, la digitalización y virtualización de las organizaciones.
Se concibe que el progreso digital necesita una mirada humana de los procesos, y por otro, que la tecnología por sí sola no contribuye a la transformación del quehacer universitario. Es el ser humano quién permite la automatización de los procesos y procedimientos, como también su eficiencia, mediante su utilización. Ambos aspectos en convergencia, dan continuidad y madurez a los procesos que se han venido levantando y fortaleciendo para la gestión institucional en todos sus ámbitos, irradiando de manera interna y externa, extrapolando hacia la comunidad esta universidad con sentido humanista tecnológico y digital. La idea fuerza que está a la base de esta propuesta es “conformar las tecnologías de acuerdo con los valores y las necesidades humanas”. (Manifiesto de Viena, Declaración de Derechos Humanos en Entornos Digitales/ Universidad de Deusto-2019).
Finalmente, esta propuesta pretende aportar, acortando las brechas identificadas, pues pone al servicio de la comunidad herramientas que, desde su estructura, contribuye a que los usuarios logren una visión sistémica de los procesos y procedimientos de cada una de las áreas de desarrollo de esta organización de Educación Superior. Además, estimula las competencias de gestión estratégica y la construcción de una cultura de aseguramiento de la calidad.
