PROYECTOS
INSTRUCTIVOS Y MANUALES
EQUIPO
CALENDARIO

Orientaciones para completar la Carta Gantt

NOTA

  • Considere 1 Reitemización por semestre, ya que es lo permitido por el Ministerio.
  • Considere la elaboración de 1 informe semestral a ser enviado al Ministerio a mediados de Julio y a mediados de enero.

COMPRAS PARA LOS PROYECTOS

– UCI coordina con el proveedor la entrega de la compra (esto depende del stock del proveedor)
– Entrega de la compra
– Proceso de inventario (en caso de ser equipo inventariable)

COMPRA DE SERVICIOS
– Considerar que, en general, cualquier actividad, ya sea externa o dentro de la universidad, requiere de oficialización. Las oficializaciones deben considerar al menos 20 días corridos para lograr obtener el documento de dicha actividad. Además deben considerar este plazo antes de solicitar la compra del servicio (Coffe break, traslados, por ejemplo)
  • Envío de cotización y solicitud a UCI 
  • Tiempo de ingreso de la solicitud al sistema 5 días hábiles
  • Tiempo de la licitación en Mercado Publico 10 días corridos.
  • Tiempo de análisis de las ofertas recibidas y acta de adjudicación 5 días hábiles.
  • Tiempo de la emisión de la orden de compra 5 días hábiles.
  • Tiempo de pago luego de la firma de la factura 10 días hábiles.
  • A considerar:
    • Las compras menores a 100 UTM, se recomienda realizar la solicitud considerando 15 días de anticipación; y entre 100 y 1.000 UTM, se recomienda realizar la solicitud considerando 25 días de anticipación.
    • Si la compra o servicio es por un monto inferior a 30 UTM, se puede acceder a una compra ágil, lo cual disminuye considerablemente los tiempos en los cuales debe estar publicada la licitación y su tramitación en general.
  • Se debe considerar el monto con impuestos incluidos.
  • Si se trata de servicios, se requiere 1 cotización formal, que debe venir adjunta a la respectiva solicitud.
  • Si se trata de compras, se requiere 1 cotización formal, que debe venir adjunta a la respectiva solicitud.
  • Si se trata de bienes inventariables, se requieren 3 cotizaciones formales, que deben venir adjuntas a la respectiva solicitud.
  • No se podrán fragmentar las compras por el mismo concepto, en el sentido que la sumatoria implique licitar, independiente del proveedor. Por lo anteriormente expuesto, se sugiere planificar la adquisición mensual de los bienes y servicios de tal manera que si se requiere la adquisición de una cantidad mayor, se utilice otro proceso de compra.
  • La compra se realizará con la cotización más baja presentada.
  • Envío de cotización y solicitud a UCI 
  • Tiempo de ingreso de la solicitud al sistema 5 días hábiles
  • Emisión orden de compra.

Si en su proyecto consideró el mantenimiento y las reparaciones de ciertas dependencias debe tener en consideración que si es una reparación específica esta puede quedar en el presupuesto detallada y luego se realiza sin necesidad de pasar por el VB de la analista, pero si va a considerar varias mantenciones debe elaborar un plan de reparaciones y mantenciones que estén alineados a algún objetivo del proyecto. Este plan debe enviar en conjunto con el presupuesto para su VB.

Cuando la actividad es grande y compleja se puede solicitar al Ministerio la aprobación, de manera excepcional, la contratación de una empresa Productora de Eventos. Esto puede requerir reitimizar los montos, por ende deben decidirlo antes del periodo de Reitemización.

En general las actividades de talleres y seminarios no son visadas por la analista, sin embargo a la hora de elaborar su presupuesto debe relacionar cada gasto a un hito especifico, ya que de lo contrario no será aprobado por el ministerio.

Para las actividades de especialización deben considerar que si son en otra institución deben contar con lo siguiente:

-Cartas de aceptación de los lugares a visitar y en los que se trabajará.

-Programa de trabajo a realizar y detalle de cada producto a obtener (alineado con lo comprometido en el proyecto)

-Actividades para transferir en su unidad o en la institución lo aprendido en dicha experiencia.

-Programa del curso (en caso de ser un curso)

-CV actualizado de las personas q asisten.

-Considerar los seguros correspondientes, los cuales pueden ser cargados al proyecto.

Si usted o alguien de su equipo debe viajar para asistir a una reunión del mismo proyecto o de un proyecto en red o debe asistir a una reunión que permite la instalación o logro de algún objetivo del proyecto debe considerarlo en este ítem. Es importante tener en consideración que solo se puede financiar pasajes de personas a contrata de la institución y de personal a honorarios solo cuando este haya sido contratado por el mismo proyecto (por ejemplo, si debe viajar de su equipo alguien que es a honorarios pagado por la UMAG no puede viajar por el proyecto). En caso de que deba considerar en su presupuesto la asistencia a reuniones considere este ítem y no el ítem de actividades de vinculación, ya que este ítem no requiere Vb del ministerio y eso le permite ahorrar tiempo. Utilice el ítem de vinculación solo cuando su viaje sea para firma de convenios institucionales.

Si consideraron dentro de sus actividades la movilidad de los estudiantes, deben considerar un proceso selectivo y competitivo para los beneficiarios de esta actividad.

Para esto, deben considerar los siguientes pasos previos a la movilidad:

  • Elaborar convocatoria del concurso, considerando plazos, criterios de selección, consideraciones generales, entre otras.
  • Elaborar rubrica de selección de participantes
  • Enviar ficha de pertinencia, convocatoria y rubrica a analista para su Vb (considere los 5 días hábiles que esto requiere)
  • Publicación de la convocatoria
  • Considere dentro de su presupuesto o dentro de sus gestiones el apoyo para la publicidad de la actividad.
  • Una vez tenga realiza la selección del concurso se debe enviar el acta junto con la rúbrica aprobada al ministerio.
  • Una vez aprobado por el ministerio el cierre del concurso debe solicitar la resolución interna del concurso.
  • Considere que la compra de los pasajes se realiza a través del Departamento de adquisiciones (Vanessa Oyarzun), quien se la va solicitar la resolución del concurso.
  • Debe coordinar con adquisiciones con anticipación la forma en que se tramitará el alojamiento y comida de los estudiantes, ya que el proceso ha cambiado año a año y puede generar una Reitemización de su presupuesto.

Una vez los estudiantes vuelvan deben entregarle los medios de verificación comprometidos en la convocatoria para que los incluya en su informe semestral.

Si en su proyecto consideró realizar algún concurso y financiarlo, debe considerar que los pasos son similares al concurso de movilidad estudiantil y además, para poder traspasar el dinero a los ganadores de dicho concurso, debe contactarse con Don Juan Santander para ver la manera en que debe presupuestarse los dineros, ya que esto, dependiendo del tipo de concurso y de lo que financie, requiere tratamientos diferentes.

Si usted va a financiar equipamiento, debe considerar, además, los tiempos de las compras que se señalan al principio de este documento.

CONTRATACIONES

Las consultorías son un ítem que debe ser analizado antes de presupuestarlo y de planificarlo, primero debe tener claridad si requiere hacer una consultoría individual, que se pagará contra boleta de honorarios o si va a contratar a una empresa consultora. Esto debe estar claro antes de elaborar los Términos de referencia, puesto que son ítems diferente y puede necesitar realizar una Reitemización. También debe considerar si realmente debe realizar un concurso o si su consultor o empresa consultora es el único proveedor. Se detallan los pasos en ambos casos

  • Consultoría a través de concurso:
    • Elaborar TdR, para esto existe un formato específico y su respectiva rubrica. No se debe además, enviar ficha de pertinencia. Esto se debe enviar para Vb del Ministerio, considere 5 días hábiles para el trámite ministerial.
    • Dentro de los plazos que le exija a su consultor considere los tiempos de retroalimentación de parte del mandante (las observaciones que usted le haga en cada producto entregado) y el tiempo que el consultor requiere para levantar sus observaciones.
  • Consultoría trato directo: Cuando un proveedor cuenta con carta de proveedor único se puede optar a esta modalidad. En este caso se debe considerar lo siguiente:
    • Elaborar TdR y enviar carta de proveedor único mas CV del consultor o empresa consultora.

Otro punto importante dentro de sus actividades es la selección y contratación de personal. Para esto debe tener en cuenta que toda contratación requiere Vb del VRAF previo a cualquier tramitación, además debe tener en cuenta lo siguiente:

En caso de personas que se traspasan de un proyecto anterior a su proyecto:

  • Se debe elaborar el perfil del cargo
  • Se debe elaborar la ficha de pertinencia
  • Todo esto más el Cv de la persona y su evaluación de personal se debe enviar al Ministerio para Vb.

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En general, siempre se debe considerar primero un concurso interno, para dar la posibilidad a las personas de la institución y luego un concurso abierto. Para ambos casos se deben considerar los siguientes pasos:

  • Se debe elaborar el perfil del cargo
  • Se debe elaborar la ficha de pertinencia
  • Se debe elaborar rubrica de selección
  • Estos 3 documentos se envían al ministerio para vb.
  • Una vez aprobado el concurso se envían los antecedentes a UCI para q gestione el levantamiento del concurso, debe informar cuantos días requiere tener abierto el concurso (nunca menos de 5 días hábiles), también debe señalar si requiere de entrevista psicológica, ya que no todos los cargos lo ameritan. En caso de necesitarla, debe considerar terminado el concurso una vez el postulante haya pasado la entrevista psicológica y cuente con el informe respectivo.
  • Para la selección de personas (entrevistas debe considerar dentro de los participantes institucionales a las siguientes personas)
    • Director del proyecto
    • Coordinador del proyecto o en su defecto encargado del objetivo en el cual va a tributar la persona a entrevistar
    • Coordinador del concurso (Sr. Sergio Cárdenas)
    • Representante de la UCI (Adriana Navarro o a quien se designe en su momento).
  • Debe considerar que el acta debe enviarse debidamente firmada por todos los participantes institucionales (El acta la elabora la UCI).
  • Una vez realizada la selección se debe enviar para Vb del ministerio los siguientes antecedentes:
    • Rubrica aprobada
    • Acta de selección
    • Cv del seleccionado
  • Una vez aprobado el concurso y la persona seleccionada puede emitir el convenio de honorarios o tramitar su contratación (personal a contrata requiere otra tramitación extra que deben considerar en su carta Gantt, se sugiere comenzar con un contrato a honorarios y luego traspasar a contrata cuando se haga efectiva. Esto se debe reitimizar una vez se haya concretado la contrata).

Este caso se permite de manera excepcional y se da cuando el perfil del cargo es demasiado específico, por ejemplo que la persona requiera de una especificidad tal que permita el logro de una actividad del proyecto, por ejemplo:

  • Título de Psicólogo con experiencia profesional mínima de 2 años
  • Experiencia en adquisición y procesamiento de señales de interfaz cerebro-maquina
  • Experiencia en adquisición y procesamiento de señales de psicofisiología
  • Certificado de antecedentes para fines especiales
  • Certificado de no presentar inhabilidades para trabajar con menores

 

En estos casos tan específicos se puede solicitar una contratación directa y se debe elaborar la ficha de pertinencia, el perfil y el CV.

También se puede solicitar una contratación directa, cuando usted necesite un profesional o personal de apoyo por horas y existan personas en la institución con el perfil adecuado y que no tengan jornada completa. En estos casos, en donde usted considera contratarlo por algunas horas se puede solicitar la contratación directa. Por ejemplo, un diseñador que está media jornada en la Universidad y usted quiere contratarlo media o un cuarto de jornada para q resuelva temas específicos del proyecto.

Contratación de académicos o investigadores con grado de doctor.

Para la contratación de PhD. se requiere tener la visación del VRAF, ya que este debe comprometerse a mantener al contratado una vez termine el proyecto. Además, se debe realizar el tramite tal cual un concurso de profesional, pero se deben considerar los tiempos de evaluación académica. Otro punto importante es considerar que en la entrevista debe participar el decano de la facultad a la que designará o alguien en su representación.